כמה כיסאות ושולחנות באמת צריך לאירוע? נוסחת החישוב המדויקת לפי מספר מוזמנים

אחת השאלות החשובות ביותר בתכנון אירוע היא כמה כיסאות ושולחנות צריך להזמין. הזמנה של כמות קטנה מדי עלולה ליצור צפיפות, חוסר נוחות ואורחים שנשארים ללא מקום ישיבה, בעוד שהזמנה מוגזמת עלולה לבזבז תקציב וליצור חלל שנראה ריק ולא מתוכנן.

הדרך הנכונה לחשב את הכמות היא לא להסתמך רק על מספר המוזמנים, אלא להתחשב גם בסוג האירוע, בצורת הישיבה, בגודל השולחנות ובמבנה המתחם. באמצעות תכנון מדויק ניתן ליצור סידור ישיבה נוח, מרווח וחסכוני.

מתחילים ממספר האורחים שאישרו הגעה

השלב הראשון הוא לקבוע את מספר המשתתפים הצפוי בפועל. אין צורך לחשב לפי כל רשימת המוזמנים, אלא לפי מי שאישר הגעה, בתוספת מרווח ביטחון קטן.

ברוב האירועים מומלץ להוסיף בין 3% ל־5% כיסאות מעבר למספר המאשרים. לדוגמה, אם 200 אורחים אישרו הגעה, כדאי להזמין בין 206 ל־210 כיסאות. הכמות הנוספת נועדה למצבים של אורחים שמגיעים ללא אישור, שינויי ישיבה של הרגע האחרון או צורך בכיסאות לצוות ולספקים.

נוסחת החישוב הבסיסית לכיסאות

הנוסחה הפשוטה היא:

מספר האורחים המאשרים + 3% עד 5% כיסאות נוספים = כמות הכיסאות המומלצת

לדוגמה:

• 100 אורחים: כ־103 עד 105 כיסאות
• 150 אורחים: כ־155 עד 158 כיסאות
• 250 אורחים: כ־258 עד 263 כיסאות

באירועים שבהם יש קבלת פנים ארוכה, טקס נפרד או אזורי ישיבה אלטרנטיביים, כדאי לבדוק האם נדרשים כיסאות נוספים גם מחוץ לאזור הארוחה.

מוצרים מתאימים לחתונות בטבע

איך מחשבים את מספר השולחנות?

כמות השולחנות נקבעת לפי מספר האורחים שאפשר להושיב בנוחות סביב כל שולחן. שולחן עגול סטנדרטי מתאים בדרך כלל ל־8 עד 12 אנשים, בהתאם לקוטר שלו. שולחן מלבני או שולחן אבירים יכול להתאים למספר משתנה של אורחים בהתאם לאורך ולצורת הסידור.

נוסחת החישוב היא:

מספר האורחים ÷ מספר המקומות סביב כל שולחן = מספר השולחנות הדרוש

לדוגמה, באירוע של 180 אורחים עם שולחנות המתאימים ל־10 סועדים:

180 ÷ 10 = 18 שולחנות

מומלץ לעגל תמיד כלפי מעלה ולהשאיר שולחן נוסף במידת הצורך. במסגרת השכרת שולחנות לאירועים ניתן לבחור שולחנות בגדלים ובצורות שונות ולהתאים את הכמות למספר המשתתפים ולסגנון האירוע.

כמה אנשים כדאי להושיב סביב שולחן?

למרות שניתן לעיתים להוסיף עוד כיסא סביב שולחן, לא תמיד כדאי לעשות זאת. צפיפות גבוהה פוגעת בנוחות ומקשה על ההגשה ועל השיחה בין האורחים.

אם שולחן מיועד ל־10 אנשים, עדיף שלא להושיב סביבו 12 רק כדי לחסוך שולחן נוסף. יש לקחת בחשבון גם את המקום שנדרש לכלי האוכל, לכוסות, לסידורי הפרחים ולמרכזי השולחן.

באירועים שבהם מוגשת ארוחה מלאה לשולחן, חשוב במיוחד להשאיר מרווח נוח. באירועי קוקטייל או באירועים עם הגשה עצמית אפשר לבחור סידור גמיש יותר.

אירוע בישיבה מלאה לעומת אירוע קוקטייל

סוג האירוע משפיע משמעותית על החישוב. באירוע עם ישיבה מלאה יש לספק מקום מסודר לכל אורח. לעומת זאת, באירוע קוקטייל אין תמיד צורך בכיסא לכל משתתף.

באירועי קוקטייל נהוג לספק מקומות ישיבה לכ־50% עד 70% מהאורחים, בהתאם למשך האירוע ולאופי הקהל. לצד הכיסאות ניתן לשלב שולחנות בר, פינות זולה, ספסלים וספות.

עם זאת, אם מדובר באירוע עם קהל מבוגר, ילדים או ארוחה ממושכת, עדיף להגדיל את מספר מקומות הישיבה ולא להסתמך רק על עמידה.

אל תשכחו שולחנות נוספים

מעבר לשולחנות האורחים, כמעט בכל אירוע נדרשים שולחנות נוספים. בין היתר, ייתכן שיהיה צורך בשולחנות עבור:

• צוות ההפקה והספקים
• עמדת קבלת פנים
• מתנות וברכות
• מזנונים ועמדות מזון
• בר משקאות
• עוגה וקינוחים
• ציוד טכני או עמדת צילום

לכן, לאחר חישוב שולחנות הישיבה, כדאי להוסיף לרשימה את כל השולחנות התפעוליים והעיצוביים הנדרשים.

התאמת הכמות לגודל המתחם

גם אם החישוב המספרי מדויק, חשוב לוודא שהציוד אכן נכנס למתחם. יש להשאיר מרווחים נוחים בין השולחנות ומעברים רחבים לאורחים ולצוות השירות.

באופן כללי, מומלץ להשאיר לפחות 90 עד 120 ס"מ בין אזורי הישיבה המרכזיים, ובמעברים עמוסים אף יותר. יש לקחת בחשבון גם את רחבת הריקודים, הבמה, הבר, המזנונים ופתחי היציאה.

תוכנית העמדה מסודרת יכולה לעזור להבין האם עדיף להשתמש ביותר שולחנות קטנים או במספר מצומצם של שולחנות גדולים.

מתי כדאי להזמין ציוד נוסף?

כדאי להזמין כמות גדולה יותר מהמינימום כאשר רשימת האורחים עדיין אינה סופית, כאשר האירוע מתקיים בשטח פתוח או כאשר קיימים מספר אזורי ישיבה נפרדים.

גם באירועים משפחתיים שבהם ייתכנו שינויים של הרגע האחרון, מומלץ לשמור על גמישות. לעיתים שולחן נוסף וכמה כיסאות רזרביים יכולים למנוע לחץ מיותר ביום האירוע.

מצד שני, אין צורך להגזים. חברה מקצועית יכולה לעזור לחשב כמות מדויקת בהתאם לסוג השולחנות ולמבנה השטח.

טבלת חישוב מהירה

להלן דוגמה כללית לפי שולחנות של 10 מקומות:

מספר אורחיםמספר שולחנותכמות כיסאות מומלצת50552–5310010103–10515015155–15820020206–21025025258–26330030309–315

הטבלה מהווה נקודת התחלה בלבד. בפועל, יש להתאים את הכמות לסוג האירוע, לצורת השולחנות ולחלוקת האורחים.

למה כדאי להיעזר בחברה מקצועית?

ספק מקצועי להשכרת ציוד יכול לסייע בבחירת השולחנות, בחישוב מספר הכיסאות ובהכנת פריסה שמתאימה לשטח. בנוסף, ניתן לקבל המלצות על שילוב בין שולחנות עגולים, מלבניים, שולחנות בר ופינות ישיבה.

כדאי למסור לספק מראש את מספר האורחים, מידות המתחם, אופי האירוע וסוג ההגשה. ככל שהמידע מדויק יותר, כך ניתן לבנות הצעת ציוד נכונה ולמנוע חוסרים או הזמנות מיותרות.

לסיכום

החישוב הנכון מתחיל במספר האורחים שאישרו הגעה, ממשיך בבדיקת מספר המקומות סביב כל שולחן ומסתיים בהתאמת הציוד לגודל המתחם ולאופי האירוע.

מומלץ להזמין תוספת קטנה של כיסאות, לעגל את מספר השולחנות כלפי מעלה ולא לשכוח שולחנות תפעוליים. כך ניתן ליצור אירוע מסודר, נוח ונעים שבו לכל אורח יש מקום והמרחב כולו מרגיש מתוכנן היטב.